Как оформлять работу с клиентами

Многие предприниматели предпочитают “не заморачиваться” с бумагами - все эти договоры и акты, как они думают, сложны, скучны и бесполезны. Еще легче так думать, если бизнес небольшой, а клиент - человек приятный, ведь с ним и договориться можно.
Многие работают именно так - до первого крупного конфликта. Когда выяснится, что клиент иначе представлял результат или ваши обязательства, договор из нудной бумажки превратится в способ решения проблемы - какие споры могут быть об объемах работы, когда они прописаны и согласованы клиентом?


Чтобы не боятся договоров, нужно разрушить мифы о них, чем мы и займемся.

Миф № 1. Договор - сложный и запутанный документ. Только если описывает сложные отношения. В большинстве случаев достаточно договора на 1-2 страницах. У договора простая структура - нужно описать главное: что именно вы должны сделать и основные условия - срок, стоимость и другие важные для вас вещи. Можно даже сделать счет-договор на одной странице! Вот шаблон понятного и короткого документа:

Миф № 2. Договор нужно подписать “на бумаге”. Сейчас можно заключать договоры путем обмена сканами с подписью по электронной почте или даже через мессенджеры. Суды признают такие договоры заключенными, но для надежности в текст можно включить условие об обмене сканами - как в примере выше.


Миф № 3. Договор отпугнет клиентов. Только если он будет непонятным и большим. Понятный договор может, наоборот, стать частью имиджа, и добавит профессионализма предпринимателю.


Я заключил договор, но у клиента появились уточнения по работе. Лучше всего зафиксировать их дополнительным соглашением и подписать так же как договор. Еще можно обсудить все изменения в переписке - главное чтобы были письменные доказательства изменений. Переписка - полезный инструмент, но будьте внимательны - суд примет во внимание только те сообщения, которыми вы обменивались с указанных в договоре адресов почты и телефонов.

Я не заключил договор, но уже начал работу. Теперь все? Обезопасить себя все еще можно:

1. Переписка с клиентом, в которой вы обсуждаете детали проекта, может быть признана судом договором. Если переписки нет - создайте ее: уточните детали, даты - пусть все будет зафиксировано письменно.
2. Можно заключить с клиентом договор задним числом - это тоже допускается.
3. После выполнения работы подпишите акт. Даже если у вас нет договора, он подтвердит что вы выполнили работу.

А что, договора недостаточно? Договор не докажет, что работа или ее этап выполнены и приняты клиентом. Это сделает акт. Выглядит он вот так:

Акты нужно подписывать всегда - этот документ защитит вас от претензий клиента после выполнения задания. Если работа разделена на части, подписывайте акт по каждому этапу. Акты можно подписывать дистанционно - как договор.

Работа сделана, а акт не подписан, что делать? Акт можно подписать и после завершения работы - закон не устанавливает срок. Если клиент не хочет подписывать, можно подтвердить выполнение работ другими способами - на помощь опять придет переписка, или результат работ, если это, например, статья, которую вы отправили клиенту.

Все-таки с документами сложнее, без них совсем никак? Работа без документов сделает вас уязвимым:

1. Без договора клиент может передумать, пока вы работаете, и потребовать деньги назад. Чтобы окупить уже сделанную работу, придется доказать что вы договаривались об услуге;
2. Без договора и акта клиент может потребовать назад деньги за выполненную работу и сказать, что отправил их вам по ошибке. Доказывать что услуги были оказаны придется вам;
3. Без акта клиент может сказать что работа не выполнена - факт выполнения придется доказывать вам.

В общем, договор и акт здорово облегчают жизнь. Повторим основные выводы:

1. Всегда заключайте договор
2. Фиксируйте любые изменения условий письменно.
3. При переписке используйте адреса и телефоны, указанные в договоре
4. Всегда подписывайте акты.
5. Акт можно подписать в любой срок после выполнения работы.